Cara Membuat Database Dengan Foto Di Folder Menggunakan Vlookup

Membuat database disertai foto akan membuat aplikasi lebih sempurna dan terlihat lebih keren. Aplikasi database yang sertai foto lebih digemari oleh pengguna. Filtur foto banyak manfaat yang mendukung segala output dari aplikasi. Filtur foto pada beberapa aplikasi sangat diperlukan seperti aplikasi yang dibuat untuk mencetak Kartu Siswa, Kartu Peserta Ujian, Denah Peserta Ujian, kartu Id Karyawan dan lainnya yang tidak mungkin dapat saya sebutkan satu persatu.

Sebagaimana kita ketahui bersama disekolah setiap awal tahun pelajaran selalu melakukan aktifitas pendaftaran siswa baru. Setiap sekolah memiliki jadwal tertentu dan pada umumnya setiap sekolah melakukan seleksi test pada calon siswa. 

Sering sekali pihak panitia penerimaan siswa baru direpotkan dengan calon siswa yang tidak membawa foto saat melakukan pendaftaran sehingga kartu peserta seleksi test tidak dapat diberikan hingga calon siswa membawa foto yang diminta. Panitia pendaftaran siswa baru juga sering sekali direpotkan dengan menempelkan foto secara manual pada kartu.

Pada setiap sekolah biasanya akan mencetak Kartu Tanda Siswa sebagai Kartu Indentitas Siswa. Hal yang sama juga terjadi, Tata Usaha yang menanggani Kartu Siswa kerepotan dalam mengatur dan menempel foto siswa secara manual pada Kartu Siswa. Bahkan sering terjadi kesalahan ketidakcocokan data siswa dengan foto yang di tempelkan.

Pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dengan cepat malah akan mengakibatkan lama karena harus diulang lagi. Cukup dulu basa-basinya..!!

Berkenaan dengan membuat database yang dilengkapi dengan foto, Saya berharap beberapa posting yang telah saya tulis dapat membantu menyelesaikan tugas anda. Saya sudah menuliskan dua tutorial tentang database yang dilengkapi dengan foto. Tutorial pertama yang saya sajikan di blog ini dengan judul Cara Masukkan/Insert Foto Kedalam Aplikasi Dengan Userfrom VBA Excel. Pada penjelasan posting tersebut foto disimpan didalam folder yang letak foldernya sama dengan letak file Excelnya.

Aplikasi yang dirancang lebih terkesan Soft karena Aplikasi dirancang dengan menggunakan UserForm. Cara ini cukup efektif dilakukan, foto yang disimpan terletak dalam folder. Cara ini membuat file Aplikasi Excel tidak berat dan ukuran filenya hanya untuk menyimpan data saja.

Tutorial  yang kedua yang juga membahas tentang database yang dilengkapi dengan foto pada posting yang berjudul Cara Menampilkan Data dan Foto Dengan Menggunakan Vlookup. Pada posting tersebut foto yang dimasukkan disimpan dalam Sheet.

Cara ini lebih cendrung membuat ukuran file Aplikasi Excel lebih besar. Semakin banyak data yang dimasukkan dan penambahan foto pada tiap data akan mengakibatkan ukuran file Aplikasi Excel lebih besar dan akan mengakibatkan lambat dalam melakukan proses perintah yang diberikan. 

Pada kesempatan ini saya akan coba menyajikan Cara Membuat Database Dengan Foto Di Folder Menggunakan Vlookup. Bekerja pada Worksheet secara langsung tanpa menggunakan UserForm dan Foto tetap disimpan dalam folder yang letaknya sama dengan lokasi penyimpanan file Aplikasi Excel. Ikuti langkah-langkahnya Step By Step.

Cara Membuat Database Dengan Foto Di Folder Menggunakan Vlookup

1. Proses Perancangan 

Buka file Excel. Buatlah data pada Sheet1 dimulai pada cell A1 dengan headers tabelnya No. Id, Nis, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, No, Ujian. Pada contoh ini saya hanya menuliskan tujuah isian data saja. Anda dapat menambahkannya sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Data ini akan kita jadikan acuan atau sumber database yang akan kita gunakan dalam percobaan Cara Membuat Database Dengan Foto Di Folder Menggunakan Vlookup.

Berikutnya kita merancang desain tampilan data yang akan ditampilkan. Pada cell J2 tulislah judul dengan "Biodata", pada cell J3 tulislah dengan "Nama", pada cell J4 tulislah dengan "Tempat Lahir", pada cell J5 tulislah dengan "Tanggal Lahir", pada Cell J6 tulislah dengan "No. Ujian". Selanjutnya kita akan menempatkan elemen-element control yang dibutuhkan.

Masulkan element control yang dibutuhkan dengan cara klik Developer pilih Insert pada menu Controls. Pada ActiveX Controls masukkan element yang dibutuhakn ke Sheet yaitu CommandButton1, SpindButton1, Image1 dan Image2. Aturlah properties pada Image2. Klik kanan Image2 pilih Properties, pada jendela pengaturan Properties, ubah Visible menjadi False agar pada saat aplikasi sedang beroperasi Image2 tidak muncul. Image2 akan kita jadikan pengganti apabila foto tidak ditemukan dalam folder penyimpanan foto. Perhatikan letak penempatan masing-masing element pada gambar dibawahi ini.

Selesai pada bagian proses perancangan. pada bagian ini kita hanya membuat data sebagai sumber data dan membuat lokasi tampilan data serta melengkapi lement-element yang dibutuhkan. selanjutnya kita akan memasukkan formula dan kode yang dibutuhkan agar aplikasi yang dirancang bekerja. ikuti tahap selanjutnya.

2. Proses Membuat Range, Formula dan Kode

Pada tahap ini perlu diperhatikan adalah membuat Range, menulis Formula Vlookup dan menempatkan kode dengan tepat dan benar. Jika salah dalam penempatan Range, Formula dan Kode Vba maka aplikasi tidak akan berjalan dengan baik. Perhatikan baik-baik peletakan yang benar sesuai petunjuk.

Membuat Range 
Butlah Range dinamis pada Sheet1 dengan cara klik Tab Formula pada Menu Defined Names pilih Define Name, muncul kotak dialog isikan
Name : SUMBERDATA
Refers to : =OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$F$2:$F$100),6)

Menulis Formula VlookUp

Tuliskan formula pada tiap cell berikut ini dengan formulanya masing-masing
Pada cell L4 : =VLOOKUP(L3,SUMBERDATA,3,0)
Pada cell L5 : =VLOOKUP(L3,SUMBERDATA,4,0)

Pada cell L6 : =VLOOKUP(L3,SUMBERDATA,5,0)

Pada cell L7 : =VLOOKUP(L3,SUMBERDATA,6,0)

Menempatkan Kode VBA
SpinButton dalam keadaan Mode Design Mode, klik kanan pada SpintButton dan pilih View Code, masukkan kode berikut ini :

Private Sub SpinButton1_Change()
On Error GoTo NoPicSEN
SpinButton1.Min = 1
SpinButton1.Max = 7
Range("L3") = SpinButton1

Application.ScreenUpdating = False
DataSEN = Range("L4")
Files = ActiveWorkbook.Path & "\Photo\" & DataSEN & ".jpg" '
Image1.Picture = LoadPicture(Files)
Application.ScreenUpdating = True

Exit Sub
NoPicSEN:
Image1.Picture = Image2.Picture

Keterangan :

SpinButton1.Min = 1 merupakan nilai terendah dalam perintah SpinButton1, SpinButton1.Max = 7 merupakan nilai tertinggi dalam perintah SpinButton1, Anda dapat menggantikan angka 7 dengan nilai lainnya yang sesuai dengan jumlah data yang ada pada database. Range("L3") = SpinButton1 merupakan kode untuk menentukan cell L3 akan menjadi acuan untuk menampilkan nilai dari SpinButton1. Application.ScreenUpdating = False mencegah excel untuk refresh karena bernilai False, Kode ini akan mempercepat proses berjalannya aplikasi. DataSEN = Range("L4") merupakan acuan data yang diambil pada cell L4. Files = ActiveWorkbook.Path & "\Photo\" & DataSEN & ".jpg" ' merupakan perintah untuk mengambil data foto yang sama nama datanya dengan acuan data yang ada pada L4. Image1.Picture = LoadPicture(Files) kode ini untuk memasukkan data gambar ke dalam Image1. bila data dan gambar cocok pada penamaan maka operasi akan di akhir dengan Exit Sub. Apabila data gambar tidak ada yang sama namanya dengan acuan pada cell L4 maka gambar tidak ditemukan dan dilanjutkan dengan perintah untuk mengambil gambar pengganti pada image2 dengan perintah kode NoPicSEN: Image1.Picture = Image2.Picture

CommandButton1 dalam keadaan Design Mode, Klik kanan pada CommandButton1, pilih View Code, dan masukkan kode berikut ini "

Private Sub CommandButton1_Click()
On Error Resume Next
Dim Filter As String, Title As String, FileX As String
Dim SourceFile, DestinationFile

X.SetFocus
Filter = "JPG Image Files Only(*.jpg),*.jpg,"
Title = "Silahkan Pilih Logo"
FileX = Application.GetOpenFilename(Filter, , Title)
NamaFile = Range("L4")

Sheets("sheets1").Image1.Picture = LoadPicture(FileX)
Image1.Picture = LoadPicture(FileX)

DestinationFile = ActiveWorkbook.Path & "\Photo\" & NamaFile & ".jpg"
FileCopy FileX, DestinationFile
End Sub

Keterangan :
Untuk keterangan pada kode ini saya tidak jelaskan lagi karena merasa sudah kelelahan. Mungkin dilain kesempatan akan saya update kembeli untuk penjelasan keterangannya.

Demikain Cara Membuat Database Dengan Foto Di Folder Menggunakan Vlookup. Semoga dapat membantu anda dalam membuat database yang sudah disertai dengan foto untuk mengenali data lebih akurat.

Berbagi :