Cara membuat Surat Massal Untuk Semua Data Dengan Mail Merge Word

Cara Buat Surat Massal Untuk Semua Data Dengan Mail Merge Word - Mail Merge sangat membantu dalam membuat surat dengan format yang sama dengan data penerima surat banyak. 

Sering sekali kita membuat surat untuk beberapa orang sekaligus dengan cara mengcopy ke halaman berikutnya dan mengganti nama penerima surat satu persatu.

banyangkan jika kita harus membuat surat kepada 50 atau 100 orang dalam bersamaan waktu.

Cara membuat Surat Massal

Ini sungguh membutuhkan waktu dan energi untuk menyelesaikan surat tersebut. Bisa dibayangkan berhari-hari membutuhkan waktu untuk mencetak surat panggilan rapat orang tua/wali siswa jika pada suatu sekolah memiliki siswa hingga 500 siswa. Bisa kriting jari x...!!

Pada Microsoft Word telah tersedia fasilitas untuk menanggani hal ini yaitu Mail Merge. Dalam hal ini kita menggunakan fasilitas Mail Merge dalam membuat surat untuk banyak penerima surat. 500 siswa penerima surat akan terselesai dalam beberapa saat saja. .

Perhatikan gambar format gif dibawah ini. Pada gambar terlihat sebuah surat aktif siswa dengan data siswa yang bisa diganti-ganti dengan mengklik tombol-tombol Next.

Pengalaman Admin sendiri sering menggunakan Mail Merge untuk membuat surat dan membuat kartu peserta ujian siswa. 

Kartu ujian siswa yang harus saya buat ketika itu untuk sebanyak 350 siswa. Rekap data siswa yang saya ambil dari form Emis excel (untuk sekolah kemendikbud gunakan data dapodik) dan membuat form kartu pada word selanjutnya menggunakan fasilitas Mail Merge bisa terselesaikan dalam 5 menit saja.

Langkah - langkah membuat surat massal menggunakan Mail Merge

• Untuk membuat satu format surat dengan data penerima banyak (massal) kita membutuhkan dua file. File pertama merupakan file Excel yang terdapat data-data yang diperlukan untuk di input kedalam form surat, file ini kita jadikan sebagai database. File yang kedua adalah file Word yang akan dijadikan sebagai format surat yang akan dicetak. 

• Siapkan data di excel pada sheet1 dengan header masing-masing Nis, NISN, Nama Siswa, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, dan Alamat Desa, Kecamatan dan Kabupaten. Simpan Excel dengan nama apa saja (rekomendasi simpan pada folder yang sama dengan format surat Word walau boleh dilokasi lain). 

• Buka Microsoft Word buatlah surat seperti yang terlihat pada gambar gif diatas. Simpan word di folder yang sama dengan data excel (boleh juga di lokasi lain). 

• Selanjutnya kita akan menghubungkan file Excel yang dijadikan Database dan file Word yang merupakan Form Surat. Klik tab Mailings pilih ribbon Select Recipients dan muncul beberapa pilihan dan pilihlah Use Existing List. Selanjutnya Explorer akan dibuka, cari dan pilih file Excel yang dijadikan Database.

• Setelah file Excel yang dijadikan Database dipilih maka akan muncul pilihan letak sheet data yang ada dalam file Excel tersebut. Pada contoh percobaan ini pilihlah Sheet1$, Karena data yang kita buat terletak pada Sheet1. Ceks list pada tulisan First row of data contains column headers. Mencentang tersebut dikarenakan awal baris data merupakan headers dari tabel yang ada dalam sheet1. Perhatikan gambar dibawah ini.

• Selanjutnya kita akan memasukkan data dari Database yang telah terhubung. Klik Insert Merge Field, Maka akan muncul pilihan Header tabel yang ada dalam Database. Masukkan pilihan Header tabel sesuai dengan data yang diinginkan pada surat. Perhatikan gambar dibawah ini.

• Setelah semua header yang dimasukkan pada data yang tampil berupa tulisan header tabel saja. Agar data muncul maka klik pada ribbon Preview Results dan data akan muncul seperti gambar format gif diawal posting ini. Untuk melihat data lainnya kita tinggal menglik tombol Next Record, Previous Record, First Record dan Last Record. 

• Perintah print gunakan fasilitas yang telah tersedia pada Ribbon Finist & Merge => Print Documents dan tentukan pilihan Dokument yang akan di print, All untuk semua, Current Record pilihan yang sedang aktif, Form dari halaman To hingga halaman.

Mail Merge akan sangat membantu membuat Surat Massal. Dalam sekejap  surat bisa selesai. Selesaikan pekerjaan yang anda tanggani dengan cepat.

Demikian posting Cara membuat Surat Massal Untuk Semua Data Dengan Mail Merge Word.

Semoga menjadi referensi bagi yang sedang mencari informasi tentang cara membuat surat massal. 

Jika posting ini dirasakan bermanfaat maka silahkan dishare ke teman-teman lain agar mereka juga tau. 

Jika ingin menyampaikan saran dan kritik silahkan ditulis pada kolom komentar yang tersedia dibawah artikel.

Berbagi :